Muitos empregadores ainda possuem dúvidas quanto à qualificação cadastral para o eSocial, que significa Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas.

O eSocial é uma plataforma criada pelo Governo Federal e implementada no início de 2018 para que empresas possam enviar, de maneira simplificada, informações trabalhistas, fiscais, previdenciárias e tributárias de seus trabalhadores.

A plataforma centraliza e também unifica a forma de envio dessas informações e vem se tornando um processo obrigatório para os empregadores, além de ser conhecida como uma evolução, pois diminui a papelada na mesa do RH com todas as informações dos funcionários.

Vale ressaltar ainda que, ao todo, quatro órgãos do Governo Federal e outras entidades públicas estão trabalhando para o desenvolvimento do eSocial, são eles: Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal e Instituto Nacional do Seguro Social.

Saiba mais sobre a importância do eSocial:

• As informações dos trabalhadores que englobam contribuições previdenciárias, folha de pagamento, FGTS, aviso prévio, escriturações fiscais e comunicações de acidentes de trabalho são unificadas na plataforma;
• A inclusão dessas informações de forma eletrônica simplifica questões burocráticas para as empresas, pois não é mais necessário o preenchimento e a entrega de formulários de cada trabalhador;
• Com o eSocial, é possível ainda gerar guias de recolhimento do FGTS e outros tributos, diminuindo os erros de cálculos nesse processo – hoje em dia ainda há problemas com o preenchimento desses documentos.

Como funciona a qualificação cadastral para o eSocial

Além de ter o objetivo de concentrar todas as informações em um único lugar de forma digital, sem necessidade de impressão e acúmulo de folhas, o eSocial possui também uma função voltada para a qualificação cadastral.

Você não sabe o que é isso? Não se preocupe, pois separamos alguns pontos importantes sobre esse processo que verifica se alguma informação dada pelo trabalhador está incorreta. Veja mais:

• A qualificação cadastral é um procedimento indicado para a regularização do cadastro dos funcionários no banco de dados da empresa;
• É necessário fornecer os seguintes dados: nome completo do funcionário, data de nascimento, CPF e Número de Inscrição Social (NIS). É por meio dessas informações que o empregado será identificado no portal;
• Independentemente da categoria do trabalhador (servidores públicos, profissionais CLTs, estagiários, entre outros) é obrigatória a qualificação cadastral;
• O processo tem como principal finalidade a garantia da consistência dos dados cadastrais dos colaboradores em relação aos dados que já fazem parte da base do CPF e do CNIS para não comprometer o cadastramento inicial do funcionário.

Resumindo: a qualificação cadastral possibilita que os dados dos funcionários sejam verificados e comparados com os que estão em posse de órgãos públicos oficiais, como FTGS e Previdência Privada.

Dessa forma, a qualificação cadastral deve ser feita por todos os empregadores antes de enviar qualquer informação para a plataforma do eSocial, pois os dados que fazem parte do seu software serão confrontados com os contidos pelo próprio eSocial. Caso haja algum tipo de divergência, o evento será automaticamente rejeitado.

Além disso, cada empresa é responsável pela inclusão ou correção dos dados dos funcionários, mas a regularização, caso seja necessária, deve ser feita pelo próprio empregado.

Realize a qualificação cadastral sem problemas

A Receita Federal disponibilizou na plataforma do próprio eSocial uma ferramenta gratuita para capacitar empresários ou profissionais da área no processo e consulta de qualificação cadastral.

Essa função pode ser utilizada de duas formas. São elas:

• Módulo Web: por ser mais manual e visual, esse módulo é voltado para pequenas empresas que ainda possuem poucos funcionários. Ele consiste basicamente em um breve formulário para que o empregador possa preencher os dados de cada colaborador individualmente;
• Módulo Lote: é indicado para empresas com um número grande de funcionários. Para que não fique trabalhoso o preenchimento de todas as informações manualmente, a Receita Federal liberou um arquivo de texto que contém todos os dados dos trabalhadores. Para que seja verificado, o eSocial dá um prazo de até 2 dias.

A consulta no Módulo Lote fica disponível para empresas por meio deste site: https://esociallote.dataprev.gov.br/. Para realizar o acesso à consulta em lote é obrigatório um Certificado Digital.

Existe também os status da qualificação cadastral. São eles: confirmada, sem dados para qualificação e com erro.

O primeiro indica que todos os dados informados pelo empregador estão corretos e foram validados. O segundo status demonstra que será necessário incluir algum dado (nome, CPF, data de nascimento ou PIS, por exemplo) para depois aguardar o resultado novamente. Mas quando a qualificação retorna com erro, significa que algo precisa ser corrigido para obter a aprovação.

Os principais erros descritos no cadastro são: nome digitado incorretamente, data de nascimento diferente da que consta no cadastro do CPF, inscrição no INSS ou PIS sem CPF, PASEP com CPF divergente ou até mesmo a data de nascimento que não consta no cadastro da Caixa.

É importante destacar que a empresa estará pronta para emitir os eventos que constituem o eSocial apenas com todos os erros indicados pela qualificação cadastral corrigidos.

Busque apoio de empresas que atuam com eSocial

Para auxílio durante a implementação do módulo eSocial e do processo de qualificação cadastral, algumas empresas buscam apoio de especialistas no ramo, bem como de estabelecimentos direcionados a fornecer serviços e soluções que simplificam o trabalho das empresas.

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