Nenhum projeto pode ser iniciado sem que haja um cronograma para guiar os passos de cada processo. E fazer com que os projetos sejam entregues dentro do prazo é um dos maiores desafios de uma gestão.

De fato, um cronograma é uma ferramenta importante de gerenciamento, que permite programar prazos para cada ação que será realizada dentro de um planejamento estratégico. Entretanto, muitas pessoas têm dúvidas sobre como montar um cronograma de forma eficaz.

Hoje trouxemos um texto para esclarecer algumas de suas dúvidas a respeito de como montar um cronograma de qualidade.

A importância de saber montar um cronograma

O cronograma é uma ferramenta de gestão que proporciona uma visão geral de um projeto, mostrando como e quando cada ação será finalizada e o responsável por cada uma delas.

A partir dele, você consegue avaliar o projeto como um todo e por fases de execução das atividades. Ou seja, um cronograma bem-feito permite que você tenha maior controle sobre o tempo de execução, a equipe disponível e os recursos necessários, evitando atrasos em sua entrega.

Evite atrasos na entrega

Entregas na data combinada ou antecipadas podem assegurar a satisfação do seu cliente. Isso é do conhecimento de todos.

Mas como garantir que seu projeto seguirá como planejado? Lembre-se de que cada fase é marcada pela conclusão de uma ou mais entregas. O cronograma ajuda você a gerenciar esses prazos e, se necessário, conduzir iniciativas corretivas para garantir que as entregas fiquem em dia.

E como fazer isso? Monitorando o andamento de cada ação com seus respectivos responsáveis. Isso pode ocorrer diariamente, semanalmente – vai depender de sua expectativa e do prazo de entrega do todo.

Atualização dos stakeholders do projeto

O cronograma é também uma forma simples de manter as pessoas relacionadas ao projeto atualizadas sobre seu andamento. Com o uso desse instrumento, todos têm acesso às informações de forma rápida e sintetizada, facilitando a comunicação.

Defina o escopo do projeto para começá-lo

Todo projeto é criado a partir da definição do escopo. Durante esse processo, você determina os fatores necessários para a execução do projeto, tais como os profissionais necessários, o orçamento disponível e o período estimado de tempo para que seja concluído e entregue com sucesso.

Esse é o primeiro passo de como montar um cronograma: o escopo. A partir de um escopo bem definido, fica fácil a identificação das fases do projeto e dos tipos de entrega em cada etapa.

Elabore uma estrutura analítica do projeto

Essa etapa também é importante, pois é o momento em que você começa a desenvolver a sua estrutura analítica. Ou seja, inicia os desdobramentos do escopo em tarefas.

Nessa estrutura, você desmembra o todo, transformando em ações menores e complementares, listando tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução do trabalho.

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Crie um cronograma das atividades a serem executadas

Após a conclusão das primeiras etapas de como montar um cronograma, você passa para a parte das atividades que serão inseridas nele. Ou seja, liste todas as ações que serão necessárias em cada uma das fases até finalizar o projeto.

Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas. Dessa maneira, se uma tarefa precisar de outra para começar, isso tem que estar bem claro no sequenciamento do cronograma. Não se esqueça também de avaliar as prioridades de execução.

Após essas definições, você pode estipular um tempo para a execução de cada atividade. Essa projeção pode ser efetuada conversando com cada responsável ou com base em projetos similares realizados anteriormente.

Para que a previsão de entrega seja ainda mais precisa, lembre-se de considerar os intervalos entre uma atividade e outra. Essa medida também pode ser útil quando surgir pequenos imprevistos durante a execução.

Identifique os recursos necessários para a execução

Uma das últimas etapas de como montar seu cronograma é identificar os recursos necessários. Verifique com a sua equipe o que será preciso para a execução de cada uma das ações, podendo ser desde recursos físicos até financeiros.

Nessa etapa também é importante que você saiba quem são os responsáveis pela execução de cada tarefa. Isso garante que todas as iniciativas estão sendo supervisionadas corretamente.

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Mantenha o cronograma atualizado

Até aqui, nós explicamos tudo sobre como montar um cronograma correto para a execução de qualquer projeto. A última etapa desse processo é você manter o cronograma sempre atualizado.

Muitas equipes gastam tempo demais na elaboração de um cronograma e acabam deixando-o de lado depois do projeto iniciado. Isso pode torná-lo obsoleto, fazendo com que seja um dos motivos mais frequentes de atrasos em projetos.

Manter a atualização correta dessa ferramenta pode garantir uma execução excelente e com tempo de sobra.

Ao aprender como montar um cronograma, você entende como funciona as atividades e a forma de execução em cada uma das etapas. Ele também auxilia o monitoramento, fazendo com que você economize tempo e entregue o projeto no prazo.

Um cronograma é uma parte importante em qualquer tipo de projeto que você deseja executar em sua empresa. De fato, aprender como montar essa ferramenta de forma correta e eficaz faz com que você otimize o tempo dentro de seus projetos.

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